Cómo archivar los correos electrónicos en outlook
Archivar los correos electrónicos antiguos que no quieres eliminar es una buena manera de mantener el tamaño de tu buzón de Outlook manejable. Al igual que existen diferentes formas de archivar los correos electrónicos en Outlook, hay múltiples maneras de encontrar esos mensajes cuando los necesitas. Aprenda a acceder a los correos electrónicos archivados en Outlook utilizando el método que corresponde a la forma en que los almacenó inicialmente.
Si tiene una cuenta de Microsoft 365, Exchange, Exchange Online o Outlook.com, su carpeta de archivo ya existe, aunque nunca la haya utilizado antes. La carpeta se encuentra en la lista de carpetas de Outlook.
Sus elementos archivados pueden estar almacenados en un archivo de datos de Outlook, también conocido como Archivo de carpetas personales (.pst), si utiliza una cuenta POP o IMAP o si utiliza Autoarchivo con su cuenta de correo electrónico del servidor de Exchange. Cuando abra el archivo de carpetas personales en Outlook, podrá buscar palabras o frases específicas.
Crear una perspectiva
En este artículo exploramos por qué deberías archivar los correos electrónicos en Outlook y cómo encontrarlos después. Esto se basa en los usuarios que tienen Microsoft 365 o Microsoft Exchange. Si utiliza outlook.com o tiene cuentas POP/IMAP, su configuración será diferente.
Si utilizas Microsoft Exchange, Microsoft 365 Business Premium o Microsoft 365 Enterprise, esto no es un problema, porque tienes un amplio almacenamiento en tu servidor de correo electrónico. Con Exchange tienes 50GB y esto aumenta a 100GB con Business Premium o Enterprise.
Sin embargo, ten en cuenta que esta copia de seguridad no se realizará mientras Outlook esté abierto. Por lo tanto, si tiendes a abrir Outlook tan pronto como inicias tu ordenador y lo dejas abierto hasta que lo apagas, entonces OneDrive puede no tener nunca la oportunidad de sincronizar completamente tu carpeta de archivo de correo electrónico, por lo que permanecerá sólo en tu escritorio.
El archivado proporciona un almacenamiento a largo plazo para los correos electrónicos que quieres conservar, pero a los que no necesitas tener acceso regularmente. Te ayuda a mantener tu buzón de correo electrónico organizado y reducido al mínimo, permitiéndote centrarte en tus correos electrónicos más actuales.
Importar correos electrónicos a outlook
La mayoría de los usuarios no tienen en cuenta o no tienen conocimiento de la función de auto-archivo, debido a que perdieron correos electrónicos importantes. Básicamente, la función de auto-archivo en Outlook enviará automáticamente los mensajes más antiguos o inútiles a la carpeta de Archivo. Después de unos días, estos correos electrónicos se eliminan de la carpeta de archivo.
El archivado de correos electrónicos en Outlook es el proceso de mover los correos electrónicos más antiguos de la bandeja de entrada a una carpeta separada pero de fácil acceso. Proporciona una ubicación central a aquellos mensajes que son más antiguos que un periodo de tiempo específico.
Saber cómo controlar la configuración de AutoArchivo es la clave para evitar que tus correos electrónicos se archiven automáticamente. Además, con esto, no te sorprenderás cuando los mensajes se muevan automáticamente a la carpeta de archivo.
Archivar automáticamente los mensajes antiguos: De forma predeterminada, Outlook mueve los mensajes más antiguos que están en su software más de un determinado período de tiempo para eliminar la carpeta. Por ejemplo, los mensajes de la bandeja de entrada que tienen más de seis meses se consideran caducados.
Esperamos que a partir del artículo anterior, usted aprenda acerca de lo que es la función de AutoArchivo de Outlook y cómo recuperar los correos electrónicos archivados en Outlook. Usted puede acceder fácilmente a la carpeta de archivo y puede recuperar los elementos deseados de la misma.
Cómo restaurar el correo electrónico archivado en outlook
Puede archivar uno o varios mensajes seleccionados haciendo clic en la tecla de retroceso. Si hace clic en la tecla Suprimir, los mensajes van a la carpeta Elementos eliminados. No se puede cambiar el comportamiento de la tecla Retroceso.
Nota: Si tiene un mensaje abierto en su propia ventana en lugar del panel de lectura, la tecla de retroceso no archivará el mensaje. Tiene que cerrar el mensaje y verlo en el panel de lectura para que la tecla de retroceso archive el mensaje. Cuando el mensaje está abierto en una nueva ventana, la única forma de archivar el mensaje es utilizando el botón Archivar de la cinta.
Te recomendamos que utilices la función de Archivo para mantener tu bandeja de entrada libre de mensajes que ya has contestado o sobre los que has actuado. Piensa en el Archivo como en una carpeta de archivos. Puedes almacenar elementos en la carpeta de Archivo y seguir accediendo a ellos fácilmente. También puedes eliminar mensajes o moverlos a carpetas específicas, si eso es más tu estilo.
Para los usuarios que tienen buzones de correo grandes en una organización de Office 365 Enterprise, recomendamos que los administradores establezcan una directiva de archivo que mueva los elementos a un archivo en línea después de un año o menos si los usuarios están alcanzando su cuota de buzón de correo más rápidamente. Esto garantiza que los usuarios no tengan que eliminar el correo antiguo para dejar espacio al nuevo. El correo que es más antiguo que el tiempo especificado se puede mover tanto de la carpeta de la Bandeja de entrada como de la carpeta de Archivo local.
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